Бизнес-инструменты, делающие работу на себя более эффективной и легкой

Сегодня предлагаем обсудить важные аспекты на тему: "Бизнес-инструменты, делающие работу на себя более эффективной и легкой" с профессиональной точки зрения и понятным языком. Если в процессе прочтения возникнут вопросы, то дочитайте до конца, а если не найдете ответа, то всегда можно обратиться к нашему дежурному юристу.

Как сделать работу руководителя более эффективной

Руководителем нередко становится сотрудник, который лучше остальных выполнял работу в какой-то области. При этом часто не учитывается, что хороший специалист далеко не всегда может быть хорошим руководителем.

Для начала хорошо бы прояснить, в чем на самом деле заключается деятельность руководителя. Нередко руководителем становится сотрудник, который лучше остальных выполнял работу в какой-то области. При этом часто не учитывается, что хороший специалист далеко не всегда может быть хорошим руководителем.

Основная функция любого руководителя

Специалист может сделать какую-либо работу лучше остальных, поэтому его и считают специалистом. И часто, уже став руководителем, специалист продолжает выполнять работу сам, вместо того чтобы организовывать работу сотрудников. Итак, основная задача руководителя организовывать работу сотрудников так, чтобы работа была выполнена. Важнейший момент, работа должна быть сделана не самим руководителем, а именно сотрудниками. И очень часто добиться этого бывает значительно сложнее, чем сделать все самому. Здесь любой человек, который пытается «заставить» кого-то выполнить работу, сталкивается с таким явлением как человеческий фактор. И если какой-то человек может добиться от кого-либо выполнения работы, то его можно считать руководителем. Если при этом работа выполнена полностью и с минимальными затратами времени и других ресурсов, то это отличный руководитель. А если те, кто выполнял работу, даже не подозревали, что ими кто-то руководит и не испытывали никакого дискомфорта от контроля, то значит в этой области работал гений руководства. Найдите его и повысьте в должности

Зачем нужны заместители

Руководитель сам не участвует в выполнении работы, а контролирует ее выполнение со стороны. Так он видит всю картину целиком, и может вовремя устранить возникшие препятствия и заторы, или улучшить технологию выполнения работы. Когда компания становится большой, один руководитель не может с прежней эффективностью уделять свое внимание всем процессам, происходящим в компании, и процессов становится больше, и компания расширяется территориально. Тогда у руководителя появляются заместители. Заместители являются такими же руководителями, но охватывают более узкую, часто специализированную, область деятельность компании. Так появляется, например, заместитель по организационным вопросам, или заместитель по производству.

Основные задачи заместителя

  • Знать и понимать политику компании и добиваться ее осуществления в своей области
  • Представлять в своей области точку зрения руководства компании
  • Нести полную ответственность за все происходящее в своей области
  • Знать технологию работы всех подразделений своей области
  • Координировать работу подразделений в своей области
  • Уметь разрабатывать тактические планы, согласованные со стратегическим планом компании, и добиваться их осуществления

Как избавить руководителя от неважной работы

Хорошие руководители, к сожалению, встречаются редко, с этим согласится любой владелец бизнеса. Возможно, вам повезло, и у вас такой есть. Но эффективность любого руководителя можно свести практически на нет, если завалить его рутинной работой. Часто сотрудники приносят напрямую руководителю большое количество текущих проблем. Решая эти проблемы, руководитель перестает уделять внимание вопросам руководства компанией, и в это время компания оказывается без управления. Это такая же опасная ситуация, как если бы командир воздушного судна пошел помогать стюардессам разносить напитки. Такая ситуация широко распространена в современном бизнесе. Поэтому, если вам удастся освободить своего руководителя от рутины, и он вернется к своей главной деятельности, то ваша компания получит огромное конкурентное преимущество. И один из способов разгрузить руководителя – это предоставить ему персонального помощника. Основная задача такого помощника – оградить руководителя от ненужной информации и неважной работы и помочь ему тем самым эффективнее выполнять свою работу.

Основные функции и навыки помощника руководителя

  • Умение правильно общаться, а именно, умение понять собеседника и донести до него свое сообщение
  • Знание структуры всей компании и всех ключевых сотрудников и руководителей
  • Умение найти в компании правильного человека для выполнения необходимой работы
  • Умение быстро обрабатывать, распределять и передавать поступающую информацию
  • Знание принятого в компании документооборота
  • Умение поддерживать порядок на своем рабочем месте и на рабочем месте руководителя, в том числе порядок в информации и документации
  • Способность самостоятельно решить типовые вопросы с которыми обращаются к руководителю. Умение подготовить решение, под которым руководитель может только поставить свою подпись
  • Способность определять важность поступающей информации и ограждать руководителя от неважной информации
  • Способность представить интересы руководителя при его отсутствии на какой-либо встрече, передавая информацию в обе стороны без искажений
  • Способность контролировать выполнение приказов и распоряжений руководителя, и добиваться их выполнения

Так исторически сложилось в России, что люди, умеющие управлять, не были в большом почете. Самые способные из них подвергались гонениям и даже ссылались в лагеря в середине прошлого века. А само управление ассоциировалась у населения с бюрократией. Поэтому до сих пор еще деятельность руководителя не является ценной, по мнению многих сотрудников. Хотя на самом деле, управление – это отдельная и очень важная функция для любой компании. И если у вас в компании есть человек, который умеет хорошо руководить и направлять деятельность остальных, то вам повезло. Не заставляйте его делать что-либо еще, а, наоборот, постарайтесь избавить его от рутинной работы, предоставив необходимое количество помощников. И тогда ваша компания обретет управление и начнет быстро двигаться к своим целям, успешно преодолевая препятствия на этом пути.

Бизнес-инструменты, делающие работу на себя более эффективной и легкой

Работа на себя имеет огромное количество преимуществ, и вряд ли найдется человек, который не хотел бы не зависеть ни от кого. Однако при этом существует достаточно проблем, которые неизбежно возникают, если вы являетесь начальником для самого себя. К счастью, сейчас — прекрасное время, чтобы работать на себя, так как высокие технологии делают любой бизнес-инструмент максимально доступным. Вы можете скачать разнообразные приложения и программы, которые будут помогать вам вести все дела самостоятельно.

Rapportive

Если вы хотите сэкономить свое время, то данный аддон для почтового клиента Gmail вам определенно придется по душе. Он связывает аккаунт человека из вашего списка контактов с его профилем в социальной сети LinkedIn, что значительно облегчает поиск сотрудников, партнеров и других важных для вашего бизнеса людей.

Практически каждой компании приходится работать с большим количеством бумаг, поэтому вам лучше сразу обзавестись данной программой. Она позволяет вам моментально сканировать любые чеки, квитанции, накладные и так далее, а также хранить их очень удобно. Она также обеспечивает быстрый доступ к любому из отсканированных документов.

Если вы часто используете Twitter для бизнеса, то данное приложение будет незаменимым для вас. Оно позволяет вам четко контролировать как свою ленту, так и ленты всех тех, на кого вы подписаны. Также вы сможете планировать свои публикации, отслеживать охват и популярность ваших сообщений. В общем, если ваш бизнес хоть в чем-то зависит от Twitter, то вам обязательно стоит заполучить это приложение.

Читайте так же:  Вопросы, которые следует себе задать, чтобы выяснить, нужно ли оставить ненавистную работу и как най

RescueTime

Очень часто случается так, что работа на самого себя находится под угрозой из-за слабой мотивации. Вроде бы вы работаете целый день, но в результате делаете очень мало, потому что постоянно отвлекаетесь на что-то постороннее. Если вы установите данное приложение, оно будет отслеживать все сайты, которые вы посещаете, а также все программы, которые запускаете. Соответственно, вы сможете проконтролировать свою деятельность и определить, что именно отнимает у вас слишком много времени, а при желании с помощью данной программы вы можете и заблокировать эти сайты.

Всем знакомы слишком длинные ссылки, которыми вам нужно делиться с клиентами или партнерами. Естественно, это не очень удобно, поэтому вам лучше воспользоваться данным сервисом, так как он позволяет ужимать ссылки буквально до нескольких символов. Более того, он дает вам доступ к истории последних ссылок, которые вы сокращали.

Данное приложение является очень удобным, так как позволяет вам буквально за минуту автоматизированным образом составить любой контракт или договор, вместо того чтобы возиться с ними вручную.

LikeAlyzer

Если вы ведете собственную страницу в Facebook, то вам обязательно пригодится данный инструмент. Сама социальная сеть предлагает определенную статистику, но она, к сожалению, далека от того, чтобы быть полной. Здесь же вы сможете проанализировать абсолютно все — количество лайков, просмотров, сможете сравнить свою страницу с другими и так далее.

Данное приложение позволяет вам анализировать и сравнивать страницы ваших конкурентов в социальных сетях, чтобы вы всегда могли понимать, на какой именно позиции в гонке вы находитесь, а также представляли себе, что именно вам нужно сделать, чтобы выйти на первое место.

Если вам нужны красивые и яркие, но при этом информативные и наглядные инфографики, то вам определенно пригодится данный инструмент. Вам нужно будет просто ввести необходимые данные, а сервис выполнит остальную работу за вас.

Изображения в интернете очень часто могут стать проблемой, потому что их довольно много, но действительно качественные придется поискать как следует. И если ваши проекты нуждаются в снабжении изображениями, вам стоит использовать данный сервис, так как он производит поиск по всем стокам с изображениями по ключевым словам и тегам.

Если вы хотите знать, где именно ваша компания была отмечена в сети, вам определенно стоит воспользоваться данным приложением. Оно охватывает весь интернет, и если где-то название вашей фирмы или ваше имя всплывают, вы обязательно будете об этом уведомлены.

Очень часто социальные сети отнимают слишком много времени. Если вы все же не можете без них жить — воспользуйтесь данным сайтом, который просто соберет все главные новости из всех ваших аккаунтов в одну новостную ленту.

Основные инструменты развития персонала

Что происходит обычно, когда руководитель принимает нового сотрудника на работу? Он бросает его «в воду» и смотрит, что дальше. «О, поплыл, поплыл, поплыл… утонул. Ну, ничего, у меня еще есть!» Принимает другого на место «утонувшего». «Поплыл, поплыл, поплыл — хорошо!» То есть выплыл сотрудник, значит, молодец, пусть работает. Если нет — найдем другого.

Это неправильно. Существуют вполне конкретные инструменты, которые позволяют наилучшим образом управлять процессом развития персонала с учетом уровня каждого конкретного сотрудника. Этими инструментами являются:

1. Цель

Первое, с чего нужно начинать — это поставить перед сотрудником максимально четкие, определенные цели. При этом цель должна быть правильной. Основные критерии правильной цели:

  • она должна быть наблюдаемой, то есть нужно выбрать цель так, чтобы можно было оценить работу;
  • цель должна быть реалистична и достижима, чтобы человек мог этого добиться;
  • она должна быть определена во времени, то есть должны быть четкие временные рамки: когда это начинается, когда заканчивается;
  • она должна конкретно указывать требуемые результаты;
  • должна четко указывать критерии достижения этих результатов;
  • она должна ясно указывать приоритеты, задачи, требования;
  • и, по возможности, должна быть интересной. Это очень желательно.

Далее, после постановки цели, нужно наметить линию поведения. Каждую цель, особенно на раннем этапе, очень желательно записывать. То есть после того, как объяснили, рассказали, что делать, как делать, нужно попросить сотрудника, чтобы он на листочке написал все услышанное своими словами. Не более 250 слов. Простым языком, как он сам это понял. Почему именно 250? Как вы думаете, сколько нужно времени, чтобы прочитать 250 слов? Одна минута. Единственное, что нужно сделать потом — скопировать то, что он написал, и сохранить один экземпляр у себя, один у сотрудника.

2. Контроль

Что нужно делать далее, после постановки цели? Находить время каждый день, чтобы сверить, что сделано и что не сделано из того, что написано было на бумаге. То есть вызывать сотрудника и по пунктам пройти по содержанию листочка, подробно расспрашивая, что нужно было сделать, что уже сделано, как, когда… Контроль обязателен.

3. Похвала

Господа руководители, скажите, пожалуйста, что мы любим делать со своим персоналом больше всего? Если быть честными, то придется признаться, что любим мы поискать ошибки и делать подчиненным замечания, выговоры от души. А я вас призываю развить другую привычку. Да, ищите. Но ищите то, что подчиненный сделал правильно, и хвалите его за это. Основные правила, которые полезно при этом соблюдать:

  1. Хвалите людей немедленно, как только обнаруживаете, что человек сделал что-то правильно. Не откладывайте похвалу.
  2. Говорите простым языком, что именно сотрудник сделал правильно, и будьте последовательны.
  3. Рассказывайте подчиненному о ваших чувствах. Ведь вам приятно, что он сделал правильно? Не скрывайте чувства. Говорите, как вам приятно, как от этого хорошо, какая это помощь всей компании, другим людям, которые в ней работают.
  4. Более того, помолчите некоторое время, чтобы дать сотруднику проникнуться тем, как вам это приятно.
  5. Поощрите его продолжать в том же духе.
  6. Пожмите ему руку или прикоснитесь, чтобы он почувствовал, что вы поддерживаете его успех в организации.

Ниже перечислены сто вариантов того, как можно сказать сотруднику, что работа хорошо сделана. Если даже вы будете говорить каждый день по одному варианту, вам хватит на три с лишним месяца.

100 способов сказать: «Хорошая сделано!»

Так что, господа руководители, хвалите людей!

А мы готовы для убедительности и ясности привести конкретный пример беседы с сотрудником, где применяется похвала.

«Светлана, вы знаете, я видел, как вы сегодня общались с клиентами. Прекрасно! Вижу, что вы не забыли то, о чем мы так много говорили с вами в последнее время. Умница! Молодчина! Мне очень понравилось! Так и продолжайте дальше». Посмотрите после этих слов на своего сотрудника! Что происходит с человеком? У нее сразу вырастают крылья за спиной. Она, наверно, хочет добавить: «Я еще крестиком умею вышивать!» Так вот, помните, у человека вырастают крылья, и он на два-три дня получает запас энергии, эмоции. И хочет делать! Будет делать! Он думает: «А я могу еще лучше. Вы это еще не видели! Я еще не так могу!»

Читайте так же:  Бриллиантовая империя de beers

Скажите, пожалуйста, сколько времени требуется для такого общения с сотрудником? Минута. Даже меньше. Очень часто некоторые руководители говорят — нет, у меня нет времени, я не успеваю. Господа, не надо лукавить. Времени на это нужно очень мало, но результат от этого вы можете получить очень большой!

4. Выговор

К сожалению, сколько человека ни хвали, сколько его ни гладь по голове, все равно могут быть ситуации, когда он сделает что-то не так. Тогда необходимо применить такой инструмент, как выговор, который будет действительно действенным, если руководитель знает правила его применения:

Что получается? Даже выговор нам нужно закончить чем? Похвалой! А что вы получаете с помощью этого нехитрого приема — выговора с похвалой? Руководитель сотруднику дает, таким образом, мотив, чтобы он работал, добивался результатов. Когда вы его хвалите, у него на подсознание идет указание: «Так я делал правильно, так и нужно делать, именно так!» Когда делаете выговор, идет другое указание: «Так делать нельзя, нельзя так делать, за это ругают, за это наказывают!» В итоге с помощью «нужно — нельзя» вы пишете сотруднику программу, «программируете» его. Вы делаете так, что, в конечном счете, у него складывается определенный стиль поведения.

На что это похоже? Если у вас есть автомобиль, вспомните, как сели за руль в первый раз. Нелегко было, правда? А как все получалось после того, как прошло уже несколько месяцев или лет? Наверняка бывало, что, проехав довольно большое расстояние между двумя уже знакомыми пунктами, даже не замечаете, как и что делали по дороге? Почему так происходит? Потому что вы находились в привычной для себя ситуации и «были погружены в себя», или, другими словами, в состоянии транса. А что это такое? Это когда сознание отключается, доверяя все управление подсознанию. В отличие от сознания подсознание действует автоматически, в соответствии с той программой, которая в нем уже записана. Когда-то вы создали свое правильное водительское поведение, основанное на инструкциях и правилах, говорящих, как нужно ездить. И теперь эта программа включается при первой же необходимости. В сознательном состоянии вы можете при желании нарушать правила, действовать не в соответствии с ними, но в бессознательном состоянии, в «трансе», этого не происходит. Вы автоматически соблюдаете все те предписания, которые существуют в голове.

Точно так же, если вы воспользуетесь методом сочетания похвалы и выговора, у вашего персонала появится привычка автоматически действовать правильно, так, как нужно. И не потому, что за это им платят деньги, а потому что по-другому им будет просто неудобно, некомфортно! Вот и все! В дальнейшем они будут делать все так, как нужно. Потому что это будет происходить просто автоматически. Помните, мы все привыкли действовать по шаблонам. Шаблонность присутствует практически во всех действиях, совершаемых нами. Но она может быть как правильной, так и неправильной. В нашем случае нужно создать правильный алгоритм, чтобы сотрудники использовали именно его.

5. Лидерство

  1. Применение лидерства в качестве инструмента основывается на следующих компонентах:
  2. Создание у сотрудника четкого видения будущих направлений развития компании.
  3. Стимулирование сотрудников на совместную деятельность для достижения общей цели, поставленной перед командой.
  4. Убеждение сотрудников пожертвовать собственными целями ради команды.
  5. Демонстрация искренней заботы и понимания нужд подчиненных.
  6. Использование метода руководства на основе примера, ролевого моделирования.
  7. Наличие у самого руководителя конкретных высоких результатов.
  8. Соблюдение руководителем строгих этических норм.
  9. Объяснение руководителем своих действий на понятном для подчиненного языке.

Рассмотрим разные аспекты применения данного инструмента чуть подробнее. Лидерство — это та ситуация, когда руководитель выступает в роли лидера, наставника. Мы уже говорили о том, что если вы руководитель, то обычно не только вы оцениваете свой персонал, но и ваши подчиненные оценивают вас постоянно. И более того. В каждой компании есть корпоративная культура, даже если о ней никто не знает. Откуда она берется? Кто ее насаждает в первую очередь? Руководитель! А все остальные поддерживают. Так что, если вы действительно хотите, чтобы у вас были качественные сотрудники, которые умеют вместе с вами добиваться результатов, необходимо устанавливать определенные рамки и обязательно самим придерживаться тех правил, которые вы установили. Иначе получите обратный результат, что происходит не так уж редко.

Например, в прошлом году директор одной крупной московской компании издал приказ, требующий, чтобы независимо от погоды женщины на работу в офис приходили только в чулках, а мужчины в галстуках. Независимо от того, какая на улице температура. Приказано — и все! Но сам руководитель при этом оставил за собой право прийти в тот же самый офис в тапочках и спортивных трусах. Скажите, после такого отношения кто будет действительно воспринимать эти правила как должное? Руководитель всегда эталон, и все равняются на него. И это касается очень многих сфер жизни коллектива.

[3]

Расскажу еще один случай. Примерно 4 года назад я участвовал в открытии и запуске новой компании. Мне пришлось набирать весь персонал, от финансового директора до грузчика, организовывать работу, запускать компанию. Потом, через полгода, управление передали наемному руководителю, и он стал работать, управлять компанией. При этом, создавая ее, я опирался на свои вполне определенные жизненные принципы. Например, я не приемлю близких, интимных отношений на работе. Я искренне считаю, что нельзя смешивать бизнес и личные отношения. Для меня это просто неприемлемо. А человек, который пришел после меня, опирался на совершенно другие ценности. И новых сотрудниц он подбирал по совершенно иным качествам. В результате, когда я через год приехал туда, был просто ошеломлен! Жизнь в компании превратилась в настоящую «Санта-Барбару». Весь народ оказался втянутым в запутанные интимные взаимоотношения, и, что самое интересное, времени работать ни у кого уже не было. Все были заняты решением своих «более серьезных и важных» проблем. Это еще раз доказывает, что рыба гниет с головы и руководитель, устанавливая правила, должен сам придерживаться их и должен понимать, что каждый его шаг отражается в поведении окружающих.

[1]

Как сделать бизнес эффективнее

Здравствуйте, друзья! Взгляните на современный рынок и вы увидите немало компаний, крупных и не очень, которые отличаются высокой эффективностью, растут, становятся все популярнее. Прямо пропорционально растет и их прибыль. Такой бизнес вызывает уважение, восхищение, а иногда и зависть. Но кто задумывался, как компании удалось добиться таких результатов? Что за этим стоит и как повторить успех? Сегодня я дам 10 полезных советов, как сделать бизнес эффективнее.

Если вы уже открыли свое дело, то наверняка поняли, что войти на конкурентный рынок – это лишь первый шаг. Дальше вас ожидает напряженная и непрерывная работа по оттачиванию своего бизнеса и доведению его до совершенства.

Это необходимо для того, чтобы выдержать конкуренцию, начать получать больший доход, иметь возможность масштабировать свое дело — получить эффективный бизнес, способный качественно удовлетворять нужды клиентов и развиваться.

Читайте так же:  Как ужиться с начальником, у которого тяжелый характер

Эффективность бизнеса можно определить, как отношение полученных результатов к затраченным ресурсам. К ресурсам относятся не только финансовые вложение, но также: время, труд специалистов, сырье для производства и так далее.

Получается, если мы достигаем аналогичного результата, но затрачиваем при этом меньше ресурсов – эффективность растет. Растет она и в том случае, если при тех же затратах мы получаем более высокий результат.

Достигается прогресс в первую очередь за счет эффективного управления бизнесом. От того, насколько умело капитан сможет управлять кораблем, зависит то, как быстро он доберется до точки назначения.

Как сделать бизнес эффективнее

Следующие 10 советов вы можете внедрять как в уже существующую компанию, так и использовать для создания нового бизнеса. Самое главное, не бояться совершенствовать свой бизнес и вводить новые методы.

#1 Осознайте цель

Эффективная организация бизнеса начинается с понимания главной цели, которую вы преследуете его создавая.

Если вы ставите целью только получение прибыли, то такой бизнес долго просуществовать не сможет. Безусловно, деньги играют важную роль в нашей жизни и в жизни любой компании. Однако, более правильно воспринимать их, как топливо. Если у вас его много, вы сможете уехать дальше и быстрее. Но цель компании должна быть иной.

Не важно чем вы занимаетесь, основная цель – обеспечение как можно большего числа людей пользой от вашего продукта или услуги.

Например, цель языковой школы может быть такой: дать как можно большему числу людей, которые в этом нуждаются, знание иностранных языков. Цель фирмы, занимающейся продвижением сайтов: обеспечить своим клиентам приток целевого трафика и увеличение конверсий.

Видео (кликните для воспроизведения).

Цель необходимо не только четко для себя сформулировать, но и донести ее до сотрудников. Это может быть не просто, но данный момент очень важен. Чем больше ваша команда специалистов проникнется целью, тем с большим энтузиазмом и вдохновением она будут работать. Лишь в этом случае компания может претендовать на известность, лояльность покупателей и хорошую перспективу роста.

#2 Создайте четкую организующую схему

Для эффективного ведения бизнеса оргсхема имеет ключевое значение.

Организующая схема – это инструмент, который показывает, структуру подчинения в организации, имеющиеся функции и ответственных за эти функции.

Во-первых, это дает ясное понимание того, на ком лежит ответственность за определенные мероприятия.

Во-вторых, хорошо организованная оргсхема обеспечивает слаженную работу всей команды.

Невозможно получать ощутимые результаты, если в разделении обязанностей и ответственности творится бардак.

Начав работать над схемой, вы можете к своему удивлению обнаружить, что в команде просто отсутствуют исполнители тех или иных функций или они четко не определены. Закрыв эти бреши и приведя все в порядок, вы значительно повысите эффективность бизнеса.

#3 Наладьте систему коммуникаций

Сотрудники должны понимать к кому им обращаться по каждому из имеющихся вопросов. Плохой и нерациональной практикой является проведение всех вопросов через руководство. Если у специалиста есть вопросы по начисленной заработной плате, то он должен писать в бухгалтерию; если имеются проблемы с рабочим компьютером – техническому специалисту.

Система коммуникаций должна быть понятной, а цепочки максимально короткими.

Удобнее всего использовать для этого CRM-системы. Там, где они еще не внедрены может подойти e-mail переписка.

Отлаженная система коммуникаций дает:

  • ощутимую экономию времени;
  • оперативное получение результатов.

#4 Автоматизируйте бизнес-процессы

Об этом я уже не раз писал в публикациях на блоге. Эффективный бизнес в интернете (и не только) – это автоматизированный бизнес.

Пока вы теряете время на составление отчетов, собираете аналитику по-старинке, не используете единое хранилище данных о клиентах, из которого легко получить информацию каждому сотруднику в любой момент времени, — ваши конкуренты все это делают и оказываются более эффективными. Все потому, что время, которое тратится в вашей компании на рутинную работу, они используют для продаж.

Использование CRM-систем, сервисов рассылки и прочих инструментов автоматизации позволят создать отлаженную схему работы.

#5 Ведите статистику эффективности

Не ведя статистику эффективности, вы не сможете понять, какой из отделов или сотрудников тянет компанию вниз.

Результатами работы каждого отдела является определенный продукт. Для отдела продаж – это подписанные контракты; для производства – качественные единицы продукта; для финансового отдела – оплата по договорам.

Статистика эффективности – это систематическое измерение количества продукта в текущий период времени и сопоставление его с количеством за предыдущий период.

Лучше всего динамика просматривается, если нарисовать график за некоторое количество периодов. Если график стремится вниз, значит динамика отрицательная и данный отдел или сотрудник создает проблемы для своей компании. Если вверх – значит отдел наращивает обороты и приносит фирме прибыль.

#6 Занимайтесь планированием

Эффективное управление бизнес процессами невозможно без планирования. Когда план задан и озвучен, то вся команда стремится к его выполнению.

Здесь присутствует сильный психологический момент. Если вы видите цель, то к ней легче двигаться. Сотрудники понимают, каких показателей необходимо достичь к определенному времени и стремятся к ним прийти.

Планирование задает темп и пропорции роста, а также демонстрирует реальные измеримые цели.

В одной компании, продающей бытовую технику, сотрудники вешали на служебную дверь лист бумаги, на котором была написана сумма продаж, которой необходимо достичь к концу дня. Совершив продажу, каждый работник исправлял эту цифру. К концу дня она должна была превратиться в ноль. Таким образом, в течении рабочего дня каждый сотрудник наглядно видел цель и работал с большим энтузиазмом.

#7 Скоординируйте сотрудников

Координация в бизнесе – это способ согласовывать действия отделов и различных специалистов. Если действия команды координированы – она работает эффективно.

Представьте, что отдел рекламы хорошенько потрудится над привлечением клиентов, запустив супер акцию, а отдел производства просто не сможет обеспечить весь наплыв клиентов продукцией. В итоге потрачены средства на рекламу, а производство не выдержало объемов. Кроме того, клиенты, которые не получили продукт, будут недовольны и компания получит уже антирекламу.

Именно такие ситуации зачастую происходят из-за нескоординированной работы отделов одной организации.

#8 Устраивайте еженедельные собрания

Цель таких мероприятий донести до сотрудников задачи, планы, приоритеты компании, координировать отделы, поднять боевой дух работников.

Если собрание организовано правильно, то после него, у работающих с вами специалистов не возникает подавленного настроения и апатии. Хороший руководитель должен быть хорошим оратором и уметь зародить стремление к достижениям.

#9 Финансовое планирование

Финансовое планирование не должно быть чисто закрытым мероприятием. Стоит привлечь к этому своих сотрудников, выслушать их нужды. Тогда станет более понятно, как правильно распределить средства. Вы поймете, что возможно, требуете от отдела определенного результата, а у него просто не хватает на это ресурсов.

Регулярно выслушивая комментарии ваших сотрудников по поводу распределения средств, вы поймете, как управлять своим бизнесом более эффективно.

Читайте так же:  Как стать депутатом госдумы выборы в госдуму

# 10 Стратегическое планирование

У всех великих полководцев была стратегия. Не имея ее, не стоит двигаться в бой. Этим принципом нужно руководствоваться и в бизнесе.

Стратегическое планирование позволит добиться быстрого и эффективного развития бизнеса.

Однако, недостаточно спланировать один раз. Необходимо также непрерывно контролировать, работаете ли вы согласно своей стратегии или отошли от нее. Посвящайте в стратегические методы сотрудников, чтобы вдохновить их на достижения результата. Покажите, какие горизонты откроются перед ними, когда компания достигнет цели.

Сегодня мы ответили на вопрос: как сделать бизнес эффективнее. Берите наши 10 полезнейших советов и внедряйте их без промедления.

Пишите комментарии о том, что вы уже испробовали и каких добились результатов.

10 инструментов, как сделать сотрудников счастливыми

Согласны ли вы с тем, что эффективен тот, кто счастлив? Как мотивировать сотрудников на достижение счастья. Проверьте, теми ли «пряниками» вы кормите своих подчиненных?

Технологии счастья сотрудников — модная тема в бизнесе. Но, на мой взгляд, чаще всего она понимается поверхностно и превратно. Якобы нужно создавать в компании атмосферу некой благостности, часто хвалить сотрудников и избегать критики, предоставлять им свободный график, возможность работать из дома, внедрить геймификацию и, вообще, погрузить их в максимально комфортные условия, и вот тогда они будут счастливыми, более мотивированными и заработают много денег для компании.

Чем на практике отличается новый подход к мотивации сотрудников? Дэниел Пинк в книге

«Драйв: Что на самом деле нас мотивирует» выделяет три основных отличительных фактора: автономия, мастерство и предназначение. Каждый из них повышает отношение сотрудников к работе, как к самостоятельно выбранной деятельности. Труд становится осмысленным, то есть причиной работы в компании является не только и не столько зарплата ради выживания, но и контроль над собственной жизнью, профессиональное развитие, принесение пользы клиентам компании и обществу, реализация личной миссии, принадлежность к организации, меняющей мир к лучшему, и так далее.

Далее мы рассмотрим 10 инструментов мотивации именно в таком контексте. Если применять их для создания у сотрудников ощущения автономии, мастерства и предназначения, то способы мотивации превращаются и в способы достижения счастья сотрудников.

1. Вдохновляющий смысл работы компании. Миссия и ценности компании — стандартный инструмент, описанный в учебниках по менеджменту.

Цель инструмента: предназначение. Каждый сотрудник будет чувствовать себя частью целого и понимать, что он не просто зарабатывает на хлеб, а создает что-то значимое. Формирование чувства гордости за компанию и за себя как ее сотрудника.

Как применять для счастья сотрудников: Чтобы миссия и ценности действительно пробуждали у сотрудников чувства предназначения и сопричастности, они должны рождаться органично. А как это — «органично»? Через поступки руководителей компании. Классическим примером здесь является компания Zappos, впечатляющая история которой описана в книгах «Доставляя счастье» и «Правила Zappos». Другим ярким примером вдохновляющего лидера, известного своими поступками, является Ричард Бренсон. Именно поступки, а не просто слова, ведут за собой.

2. Система развития. Личные планы сотрудников, включающие не только бизнес-цели, но и цели персонального развития для каждого. «Операционная система» — регулярные встречи (неделя, месяц, квартал, год) для постановки и оценки достижения целей, личные «1:1» (руководитель-сотрудник, наставник-сотрудник) и командные (отдел, проект, департамент, весь коллектив).

[2]

Цель инструмента: Мастерство. Сотрудники видят, что их квалификация растет вместе со сложностью решаемых задач.

Как применять для счастья сотрудников: Максимальная прозрачность и регулярность. Нужно создать в коллективе окружение, максимально способствующее развитию. Хорошим примером такого окружения, несмотря на неоднозначное отношение к ним, являются тренинги личностного роста или, скажем, такой проект, как «Бизнес-молодость». Люди — существа социальные, поэтому они чаще всего мотивируются примером окружающих. Поэтому цели должны ставиться, отслеживаться и обсуждаться на коллективных встречах, а также, желательно, в интранете. В плане каждого сотрудника должны быть не только бизнес-результаты, но цели личного развития.

3. Повышение уровня автономии. Это, скорее, не конкретный инструмент, а принцип, применяемый в управленческой деятельности, в том числе в постановке целей. Например, сотрудник ставит себе цели по своей инициативе «снизу-вверх», если может и хочет. Обязательно ставить личные цели развития в соответствии с жизненными ориентирами сотрудника. Руководитель согласовывает цели, выбранные сотрудником, направляет их в рамках стратегии компании. Отчетность по достижению целей проводится без микроменеджмента: имеет значение результат (достигнута цель или нет), а процесс или способ ее достижения сотрудник определяет сам.

Цель инструмента: Автономия. Сотрудники все больше контролируют свою деятельность сами и меньше являются объектами контроля. Повышается уровень ответственности сотрудников и трудозатраты менеджеров на управленческие воздействия. А главное — сотрудники работают более осознанно и больше заинтересованы в результатах.

Как применять для счастья сотрудников: Несмотря на то, что сотрудники ставят цели как бы сами себе, их руководителям нужно следить за тем, чтобы сохранялся оптимальный уровень стресса. Цели должны быть чуть сложнее, чем текущий уровень способностей сотрудника. Если все достигают все свои цели на 100%, значит, стоит повысить сложность.

4. Наставничество. Корпоративное наставничество также традиционный инструмент. В чем отличия для счастья сотрудников? Коротко обозначим нюансы.

Цель инструмента: Мастерство. Повышается квалификация и мотивация как подопечных, так и самих наставников.

Как применять для счастья сотрудников: Важный принцип в коучинге — свободный выбор друг друга в паре наставник-подопечный — сохраняется и в корпоративном наставничестве. Учитель — это не тот, кто хочет учить, а тот, у кого хотят учиться. Дополнительный эффект достигается если поощрять наставничество не только по рабочим целям и профессиональным компетенциям, но и в личном развитии. Например, в компании ABBYY каждый сотрудник может провести мастер-класс на тему своего хобби, от кулинарии до игры в гольф.

И, конечно, эффективных наставников нужно выделять и признавать их достижения на этом поприще.

5. Открытые коммуникации. Открытость внутри корпоративных коммуникаций — необходимый элемент в повышении счастья сотрудников. Топ-менеджмент открыто делится информацией о стратегии компании, ее целях, а также о своих текущих задачах, вступает в обсуждения, отвечает на вопросы напрямую без предварительного согласования через PR-службу. У сотрудников есть возможность быть услышанными, обращаться напрямую к любому коллеге любого уровня из любого подразделения в обход иерархии. Действенным инструментом таких коммуникаций являются набирающие популярность корпоративные социальные сети.

Цель инструмента: Автономия, мастерство, предназначение. Открытые коммуникации поддерживают все три фактора мотивации и счастья сотрудников.

Как применять для счастья сотрудников: Конечно, открытость внутренних коммуникаций начинается с открытости топ-менеджмента. Настоящее лидерство предполагает открытость, когда и сотрудники, и руководство компаний готовы к открытому диалогу, в котором ценится мнение каждого, обсуждаются и решаются проблемы бизнеса. Такому диалогу, который направлен на рост эффективности совместной деятельности людей ради чего-то большего, чем просто прибыль (да и с прибыльностью у таких компаний, как правило, все хорошо).

6. Отбор новых людей в соответствии с культурой компании. При найме новых сотрудников нужно отбирать людей не только по квалификации, а еще и учитывать их личностные качества и ценности, отдавая предпочтение тем, кто, скорее всего, впишется в культуру компании и кому есть куда в ней вырасти. Мы говорили о собственном осознанном выборе, который необходим для личного успеха. Так переход на новую работу — это самый главный момент для того, чтобы сделать такой выбор. И нужно помочь людям сделать этот выбор правильно.

Читайте так же:  Глава компании zappos выбирает будущих сотрудников по ответам на два вопроса

Цель инструмента: Предназначение. Предоставить людям именно ту работу, на которой они будут успешными, и не приглашать в компанию тех, кто мог бы достичь лучших результатов в другом месте. То есть, опять же, мы переносим фокус от интересов компании к потребностям сотрудников (в данном случае, будущих), и «чудесным образом» это срабатывает на интересы компании, получается тот самый подход «Win-Win».

Как применять для счастья сотрудников: Лично я, к примеру, приглашаю человека на работу к нам в компанию, только если я уверен, что для него это будет лучшая работа, которую он может сейчас получить. Чтобы привлечь «своих» кандидатов, важно продвигать свою уникальную корпоративную культуру не только внутри компании, но и снаружи. Есть еще один, пока гораздо менее распространенный, но очень действенный инструмент — интерактивный Welcome Book. В первый день выхода на работу новый сотрудник с его помощью знакомится с правилами работы в компании, миссией и ценностями, получает инструкции по своим первым шагам. При этом Welcome Book интерактивный, то есть новичок проходит его онлайн, заполняя встроенные опросники. Во-первых, вопросы на проверку понимания изложенного в тексте, после чего он сможет обсудить с руководителем все, что осталось непонятым. Во-вторых, вопросы на прояснение позиции сотрудника, насколько он готов следовать правилам и разделяет ценности компании.

7. Увольнение неуспешных сотрудников. Как гласит одно из правил менеджмента — нанимай медленно, увольняй быстро. Хотя обычно бывает ровно наоборот, поскольку при найме нужно срочно закрывать вакансии, а решения об увольнениях зачастую даются руководителям очень тяжело.

Как применять для счастья сотрудников: На тему увольнения особенно больше говорить нечего. Но для идеи счастья сотрудников важно и тут обратить внимание на интересы сотрудника, в данном случае — увольняемого. Быть аутсайдером никак не приближает к счастью, поэтому увольнение стоит рассматривать как возможность для человека найти действительно «свою» работу, на которой он сможет самореализоваться, стать успешным и более счастливым. А для оставшихся сотрудников «избавление» от непригодного к этой работе (именно к этой, а не «непригодного» вообще) сотрудника создает чувство справедливой оценки вклада каждого в общее дело и возможность более эффективно сотрудничать с новым, более подходящим коллегой и вместе достигать успеха.

8. Корпоративный краудсорсинг. Наиболее распространенная форма краудсорсинга в российских компаниях — сбор идей сотрудников. Во многих компаниях идеи собираются, но далеко не во многих это делается действительно эффективно. Хотя краудсорсинг по определению должен объединять и вовлекать людей («crowdsourcing» в переводе означает «использование ресурсов толпы»).

Цель инструмента: Мастерство, автономия. Сотрудники могут проявлять себя за рамками своих должностных обязанностей и менять компанию к лучшему.

Как применять для счастья сотрудников: Во-первых, как любой другой проект в компании, краудсорсинговый проект должен иметь своего руководителя, который наладит процесс рассмотрения и реализации идей, подкрепив его управленческой волей топ-менеджмента. А, во-вторых, вовлеченность сотрудников достигается за счет открытых коммуникаций и быстрой обратной связи по идеям. В нашей практике это достигается с помощью корпоративной социальной сети: именно она позволяет вовлекать максимальное число участников. Там же необходимо отмечать авторов и реализаторов идей.

9. Укрепление личных связей между сотрудниками. Создавайте больше возможностей для сотрудников, чтобы они больше узнавали друг о друге не только с профессиональной стороны, но и с личной — увлечения, семьи, дети, спорт, учеба, отдых и прочее.

Цель инструмента: Предназначение. Объединение сотрудников и повышение уровня доверия между людьми в компании. Так сложилось в процессе эволюции, что мы доверяем больше тем, кого мы лучше знаем лично. Идти к большой цели — хорошая мотивация, а еще лучше — идти к ней вместе с хорошими людьми.

Как применять для счастья сотрудников: Способов масса, и они также широко известны всем HR-специалистам. Особенно просто это стало делать с помощью социальных интранетов и корпоративных социальных сетей. Пожалуй, приведу только один пример из практики компании Zappos. Они настолько озабочены этим вопросом, что измеряют уровень горизонтальных связей между сотрудниками. При входе на рабочий компьютер каждый сотрудник видит случайно выбранное фото одного из коллег и отмечает, насколько он близок с этим коллегой (варианты: не знаком, просто знаю имя, встречаемся в офисе, иногда вместе обедаем, дружим семьями). И если уровень связей падает, то компания усиливает мероприятия по их укреплению.

10. Культура признания. Это просто и общеизвестно в кругу HR-специалистов под термином «позитивная обратная связь». Регулярно благодарите коллег за успехи в работе, празднуйте любое достижение, персонально отмечайте вклад каждого.

Цель инструмента: Мастерство, предназначение. Задача HR-специалиста — научить и мотивировать всех в компании благодарить коллег регулярно.

Как применять для счастья сотрудников: С точки зрения счастья сотрудников важно, чтобы не только руководители хвалили своих подчиненных, но и сами сотрудники как можно чаще хвалили друг друга, в том числе и своих руководителей. В этом качестве хорошо работают бейджи в корпоративных социальных сетях, особенно если они привязаны к уникальным ценностям корпоративной культуры конкретной компании.

Счастье — это не вершина горы

Крайне сложно, да и не нужно, оценивать человека (как себя самого, так и любого сотрудника компании) по принципу — счастлив он или нет. Более корректно говорить не о достижении счастья, а о повышении уровня счастья. И повышать его можно постепенно, начиная использовать не все инструменты сразу, а по мере их принятия в компании. Главное — начать относиться к сотрудникам не как к средству достижения своих целей или объекту эксплуатации, а как к равным партнерам в одном ряду с клиентами, поставщиками, акционерами, ради которых работает компания.

Видео (кликните для воспроизведения).

Юрий Федосеев
Подготовила Марина Сипатова

Источники


  1. Жбанов, Евгений Вокруг версии; М.: Известия, 2013. — 256 c.

  2. Федоткин, С.Н. Настольная книга частного охранника: Практическое пособие; Эксмо, 2013. — 512 c.

  3. Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.
Бизнес-инструменты, делающие работу на себя более эффективной и легкой
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here